Aflysninger og ombooking

Giv kunder mulighed for at annullere eller ombooke deres aftaler og administrere bookinger fra din admin.

Kundeselvbetjening

Kunder kan administrere deres egne bookinger via links i bekræftelsesmailen:

• Ombook — ændre aftaletidspunktet (afhængigt af tilgængelighed og dine politikker)

• Annuller — annullere aftalen og modtage en refundering (afhængigt af dine politikker)

Aktivering af selvbetjening

Kundeannullering og ombooking er konfigureret pr. service.

Kundeselvbetjent annullering og ombooking er tilgængelig på Pro og Premium planer. Se Prissætning.

1. Gå til Sesami > Tjenester og åbn en service

2. Rul til Annullering og ombooking

3. Slå de ønskede muligheder til:

   • Giv kunder mulighed for at annullere deres aftaler

   • Giv kunder mulighed for at ombooke deres aftaler

   • Antal timer kunder kan administrere deres aftale før starttidspunktet — varslingsvinduet (f.eks. 24 timer)

   • Tilbagebetal automatisk penge ved annullering

4. Gem

Gentag for hver service, hvor du vil give adgang til selvbetjening.

Ombookingsgrænse: en kunde kan ombooke den samme booking op til 6 gange. Derefter vises kun annulleringsmuligheden. Hvis de har brug for at ombooke igen, kan en admin ombooke på deres vegne fra Sesami Calendar.

Sådan fungerer det for kunder

1. Kunden modtager en bekræftelsesmail for bookingen

2. Klikker på Ombook eller Annuller link

3. Ved ombooking: vælger et nyt ledigt tidspunkt

4. Ved annullering: bekræfter annulleringen og ser, om der er ret til refundering

5. Modtager en bekræftelsesmail om ændringen

Du kan aktivere ombooking uden at aktivere annullering — kunder kan ændre deres tidspunkt, men skal kontakte dig for at annullere.

Administration af admin

Admins kan administrere enhver booking fra Sesami-kalenderen eller Kommende aftaler:

Ombook

1. Åbn bookingoplysningerne

2. Klik på Ombook

3. Vælg ny dato og tid

4. Kunden modtager en opdateret bekræftelsesmail

Tildel ressource på ny

Skift, hvilken ressource der er tildelt en booking (f.eks. hvis et teammedlem er sygt):

1. Åbn bookingoplysningerne

2. Klik på Tildel på ny eller Skift ressource

3. Vælg en anden ledig ressource

Kunder får ikke automatisk besked, når en ressource tildeles på ny. Kontakt dem, hvis ændringen er betydelig.

Annuller

1. Åbn bookingoplysningerne

2. Klik på Annuller

3. Vælg Fuld refundering eller Ingen refundering

4. Bekræft — refunderingen behandles automatisk (hvis aktiveret) eller manuelt i Shopify

Håndtering af refundering

Metode	Sådan fungerer det
Automatisk	Sesami opretter refunderingen i Shopify, når en booking annulleres. Shopify refunderer til den oprindelige betalingsmetode.
Manuel	Du går til Shopify > Ordrerog finder ordren og behandler refunderingen selv.

Vælg automatisk for effektivitet eller manuel for mere kontrol. Du kan skifte mellem dem når som helst.

Annullering af gruppeaftaler

For gruppebookinger, administreres hver deltager individuelt:

• Annuller eller ombook én deltager uden at påvirke de andre

• Annullerede pladser bliver tilgængelige for nye bookinger

• For at annullere en hel session skal du annullere hver deltagers booking

Fastlæggelse af dine politikker

Sæt klare politikker og kommuniker dem på produktsider, i bekræftelsesmails og i dine servicevilkår:

• Annulleringsfrist — hvor meget varsel der kræves (24 t, 48 t osv.)

• Regler for refundering — fuld refundering før fristen, ingen refundering efter

• Begrænsninger for ombooking — gratis ombooking eller kun inden for en frist

At tilbyde ombooking som et alternativ til annullering reducerer tabte bookinger og holder kunderne glade.

Reduktion af udeblivelser

• Kræv en depositum ved booking

• Sæt en streng annulleringsfrist

• Send påmindelser via Sesami Flows

• Brug en politik uden refundering efter fristen

Fejlfinding

Kunden kan ikke finde links til ombooking/annullering

• Bekræft, at selvbetjening er aktiveret i Sesami-indstillingerne

• Tjek, at bekræftelsesmailen blev leveret (tjek spam)

• Admin kan ombooke/annullere på kundens vegne

Refundering behandles ikke automatisk

Tjek, at Shopify-ordren findes og er betalt. Hvis automatisk refundering mislykkes, behandl den manuelt i Shopify > Ordrer > [ordre] > Refundering.

Relateret

• Gruppeaftaler — håndtering af gruppeannulleringer

• Notifikationsmails — skabeloner til annulleringsmails

• Depoter — reducer udeblivelser med forudbetaling