Stornierungen & Terminverschiebungen

Ermöglichen Sie Kunden, ihre Termine zu stornieren oder umzubuchen, und verwalten Sie Buchungen über Ihr Admin-Panel.

Kunden-Selbstbedienung

Kunden können ihre eigenen Buchungen über Links in der Bestätigungs-E-Mail verwalten:

• Umbuchen — Terminzeit ändern (vorbehaltlich Verfügbarkeit und Ihrer Richtlinien)

• Stornieren — den Termin stornieren und eine Rückerstattung erhalten (vorbehaltlich Ihrer Richtlinien)

Selbstbedienung aktivieren

Die Stornierung und Umbuchung durch Kunden ist konfiguriert pro Service.

Die Selbstbedienung für Stornierung und Umbuchung durch Kunden ist verfügbar in den Pro und Premium Plänen. Siehe Preisgestaltung.

1. Gehen Sie zu Sesami > Services und öffnen Sie einen Service

2. Scrollen Sie zu Stornierung und Umbuchung

3. Aktivieren Sie die gewünschten Optionen:

   • Kunden erlauben, ihre Termine zu stornieren

   • Kunden erlauben, ihre Termine umzubuchen

   • Anzahl der Stunden, die Kunden ihren Termin vor der Startzeit verwalten können — das Benachrichtigungsfenster (z. B. 24 Stunden)

   • Geld bei Stornierung automatisch zurückerstatten

4. Speichern

Wiederholen Sie dies für jeden Service, für den Sie Selbstbedienung erlauben möchten.

Umbuchungslimit: Ein Kunde kann dieselbe Buchung bis zu 6 Malumbuchen. Danach wird nur noch die Option zum Stornieren angezeigt. Wenn er erneut umbuchen muss, kann ein Admin dies in seinem Namen über den Sesami-Kalender vornehmen.

So funktioniert es für Kunden

1. Kunde erhält eine E-Mail mit der Buchungsbestätigung

2. Klickt auf den Umbuchen oder Stornieren Link

3. Bei Umbuchung: wählt eine neue verfügbare Zeit aus

4. Bei Stornierung: bestätigt die Stornierung und sieht die Rückerstattungsberechtigung

5. Erhält eine Bestätigungs-E-Mail über die Änderung

Sie können die Umbuchung aktivieren, ohne die Stornierung zu aktivieren — Kunden können ihre Zeit ändern, müssen Sie aber kontaktieren, um zu stornieren.

Admin-Verwaltung

Admins können jede Buchung über den Sesami-Kalender oder Kommende Termine:

Umbuchen

1. Buchungsdetails öffnen

2. Klicken Sie auf Umbuchen

3. Neues Datum und neue Uhrzeit auswählen

4. Kunde erhält eine aktualisierte Bestätigungs-E-Mail

Ressource neu zuweisen

Ändern Sie, welche Ressource einer Buchung zugewiesen ist (z. B. wenn ein Teammitglied krank ist):

1. Buchungsdetails öffnen

2. Klicken Sie auf Neu zuweisen oder Ressource ändern

3. Eine andere verfügbare Ressource auswählen

Kunden werden nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Ressource neu zugewiesen wird. Kontaktieren Sie sie, wenn die Änderung erheblich ist.

Stornieren

1. Buchungsdetails öffnen

2. Klicken Sie auf Stornieren

3. Wählen Sie Vollständige Rückerstattung oder Keine Rückerstattung

4. Bestätigen — die Rückerstattung wird automatisch verarbeitet (falls aktiviert) oder manuell in Shopify

Rückerstattungsabwicklung

Methode	So funktioniert es
Automatisch	Sesami erstellt die Rückerstattung in Shopify, wenn eine Buchung storniert wird. Shopify erstattet auf die ursprüngliche Zahlungsmethode.
Manuell	Sie gehen zu Shopify > Bestellungenund bearbeiten die Rückerstattung selbst.

Wählen Sie automatisch für mehr Effizienz oder manuell für mehr Kontrolle. Sie können jederzeit zwischen beiden wechseln.

Stornierungen von Gruppen-Terminen

Für Gruppenbuchungen, wird jeder Teilnehmer einzeln verwaltet:

• Einen Teilnehmer stornieren oder umbuchen, ohne die anderen zu beeinträchtigen

• Stornierte Plätze werden für neue Buchungen verfügbar

• Um eine gesamte Sitzung zu stornieren, stornieren Sie die Buchung jedes Teilnehmers

Ihre Richtlinien festlegen

Legen Sie klare Richtlinien fest und kommunizieren Sie sie auf Produktseiten, in Bestätigungs-E-Mails und in Ihren Nutzungsbedingungen:

• Stornierungsfrist — wie viel Vorlaufzeit erforderlich ist (24 Std., 48 Std. usw.)

• Rückerstattungsregeln — volle Rückerstattung vor Ablauf der Frist, danach keine Rückerstattung

• Umbuchungsgrenzen — kostenlose Umbuchung oder nur innerhalb einer Frist

Umbuchung als Alternative zur Stornierung anzubieten, reduziert verlorene Buchungen und hält Kunden zufrieden.

No-Shows reduzieren

• Verlangen Sie eine Anzahlung bei der Buchung

• Setzen Sie eine strenge Stornierungsfrist

• Senden Sie Erinnerungen über Sesami Flows

• Verwenden Sie nach Ablauf der Frist eine Richtlinie ohne Rückerstattung

Fehlerbehebung

Kunde kann Links zum Umbuchen/Stornieren nicht finden

• Überprüfen Sie, ob die Selbstbedienung in den Sesami-Einstellungen aktiviert ist

• Prüfen Sie, ob die Bestätigungs-E-Mail zugestellt wurde (Spam prüfen)

• Admin kann im Namen des Kunden umbuchen/stornieren

Rückerstattung wird nicht automatisch verarbeitet

Prüfen Sie, ob die Shopify-Bestellung existiert und bezahlt ist. Wenn die automatische Rückerstattung fehlschlägt, verarbeiten Sie sie manuell in Shopify > Bestellungen > [Bestellung] > Rückerstattung.

Verwandt

• Gruppentermine — Verwaltung von Gruppenstornierungen

• Benachrichtigungs-E-Mails — Vorlagen für Stornierungs-E-Mails

• Anzahlungen — No-Shows mit Vorauszahlung reduzieren