Cancelaciones y reprogramaciones

Permite a los clientes cancelar o reprogramar sus citas y gestionar las reservas desde tu panel de administración.

Autoservicio del cliente

Los clientes pueden gestionar sus propias reservas a través de los enlaces en el correo electrónico de confirmación:

• Reprogramar — cambiar la hora de la cita (sujeto a disponibilidad y a tus políticas)

• Cancelar — cancelar la cita y recibir un reembolso (sujeto a tus políticas)

Activar el autoservicio

La cancelación y reprogramación por parte del cliente está configurada por servicio.

La cancelación y reprogramación de autoservicio para clientes está disponible en los Pro y Premium planes. Consulta Precios.

1. Ve a Sesami > Servicios y abre un servicio

2. Desplázate hasta Cancelación y reprogramación

3. Activa las opciones que quieras:

   • Permitir a los clientes cancelar sus citas

   • Permitir a los clientes reprogramar sus citas

   • Número de horas que los clientes pueden gestionar su cita antes de la hora de inicio — la ventana de aviso (p. ej., 24 horas)

   • Reembolsar automáticamente el dinero al cancelar

4. Guardar

Repite esto para cada servicio en el que quieras permitir el autoservicio.

Límite de reprogramación: un cliente puede reprogramar la misma reserva hasta 6 veces. Después de eso, solo se muestra la opción de cancelar. Si necesita reprogramarla de nuevo, un administrador puede reprogramarla en su nombre desde el Calendario de Sesami.

Cómo funciona para los clientes

1. El cliente recibe el correo electrónico de confirmación de la reserva

2. Hace clic en el Reprogramar o Cancelar enlace

3. Para reprogramar: selecciona una nueva hora disponible

4. Para cancelar: confirma la cancelación y ve si tiene derecho a reembolso

5. Recibe un correo electrónico de confirmación de la modificación

Puedes activar la reprogramación sin activar la cancelación: los clientes pueden cambiar la hora, pero deben ponerse en contacto contigo para cancelar.

Gestión de administradores

Los administradores pueden gestionar cualquier reserva desde el Calendario de Sesami o Próximas citas:

Reprogramar

1. Abre los detalles de la reserva

2. Haz clic en Reprogramar

3. Selecciona una nueva fecha y hora

4. El cliente recibe un correo electrónico de confirmación actualizado

Reasignar recurso

Cambia qué recurso está asignado a una reserva (p. ej., un miembro del equipo está enfermo):

1. Abre los detalles de la reserva

2. Haz clic en Reasignar o Cambiar recurso

3. Selecciona un recurso disponible diferente

Los clientes no reciben una notificación automática cuando se reasigna un recurso. Ponte en contacto con ellos si el cambio es significativo.

Cancelar

1. Abre los detalles de la reserva

2. Haz clic en Cancelar

3. Elige Reembolso completo o Sin reembolso

4. Confirmar — el reembolso se procesa automáticamente (si está activado) o manualmente en Shopify

Gestión de reembolsos

Método	Cómo funciona
Automático	Sesami crea el reembolso en Shopify cuando se cancela una reserva. Shopify reembolsa al método de pago original.
Manual	Vas a Shopify > Pedidos, encuentras el pedido y procesas el reembolso tú mismo.

Elige automático para mayor eficiencia o manual para tener más control. Puedes cambiar entre ellos en cualquier momento.

Cancelaciones de citas grupales

Para reservas grupales, cada participante se gestiona individualmente:

• Cancelar o reprogramar a un participante sin afectar a los demás

• Los espacios cancelados quedan disponibles para nuevas reservas

• Para cancelar toda una sesión, cancela la reserva de cada participante

Definición de tus políticas

Establece políticas claras y comunícalas en las páginas de producto, en los correos electrónicos de confirmación y en tus términos de servicio:

• Fecha límite de cancelación — cuánta antelación se requiere (24 h, 48 h, etc.)

• Normas de reembolso — reembolso completo antes de la fecha límite, sin reembolso después

• Límites de reprogramación — reprogramación gratuita, o solo dentro de un plazo

Ofrecer la reprogramación como alternativa a la cancelación reduce las reservas perdidas y mantiene satisfechos a los clientes.

Reducir las ausencias

• Exige un depósito al reservar

• Establece una fecha límite de cancelación estricta

• Envía recordatorios a través de Sesami Flows

• Usa una política de no reembolso después de la fecha límite

Solución de problemas

El cliente no encuentra los enlaces para reprogramar/cancelar

• Verifica que el autoservicio esté activado en la configuración de Sesami

• Comprueba que el correo electrónico de confirmación se haya entregado (revisa el spam)

• El administrador puede reprogramar/cancelar en nombre del cliente

El reembolso no se procesa automáticamente

Comprueba que el pedido de Shopify exista y esté pagado. Si el reembolso automático falla, procésalo manualmente en Shopify > Pedidos > [pedido] > Reembolso.

Relacionado

• Citas grupales — gestión de cancelaciones grupales

• Correos electrónicos de notificación — plantillas de correo electrónico de cancelación

• Depósitos — reducir las ausencias con pago anticipado