Peruutukset ja ajan siirto

Salli asiakkaiden peruuttaa tai siirtää ajanvarauksiaan sekä hallinnoi varauksia hallintapaneelistasi.

Asiakkaan itsepalvelu

Asiakkaat voivat hallinnoida omia varauksiaan vahvistussähköpostissa olevien linkkien kautta:

• Siirrä ajankohtaa — muuta ajanvarauksen aikaa (saatavuuden ja käytäntöjesi mukaan)

• Peruuta — peruuta ajanvaraus ja saa hyvitys (käytäntöjesi mukaan)

Itsepalvelun käyttöönotto

Asiakkaan peruutus ja ajan siirto on määritetty per palvelu.

Asiakkaan itsepalveluperuutus ja ajan siirto on saatavilla Pro ja Premium suunnitelmissa. Katso Hinnoittelu.

1. Siirry kohtaan Sesami > Palvelut ja avaa palvelu

2. Selaa kohtaan Peruutus ja ajan siirto

3. Ota käyttöön haluamasi vaihtoehdot:

   • Salli asiakkaiden peruuttaa ajanvarauksensa

   • Salli asiakkaiden siirtää ajanvarauksensa

   • Tuntien määrä, jonka ajanvarauksia asiakkaat voivat hallita ennen aloitusaikaa — ilmoitusaika (esim. 24 tuntia)

   • Hyvitä rahat automaattisesti peruutuksen yhteydessä

4. Tallenna

Toista tämä jokaiselle palvelulle, jossa haluat sallia itsepalvelun.

Uudelleenaikataulun raja: asiakas voi siirtää samaa varausta enintään 6 kertaa. Sen jälkeen näkyy vain peruutusvaihtoehto. Jos hänen täytyy siirtää aikaa uudelleen, ylläpitäjä voi siirtää ajan hänen puolestaan Sesami Calendarista.

Näin se toimii asiakkaille

1. Asiakas saa varausvahvistussähköpostin

2. Napsauttaa Siirrä ajankohtaa tai Peruuta linkkiä

3. Ajan siirto: valitsee uuden vapaan ajan

4. Peruutus: vahvistaa peruutuksen ja näkee hyvityksen kelpoisuuden

5. Saa vahvistussähköpostin muutoksesta

Voit ottaa käyttöön ajan siirron ilman peruutuksen käyttöönottoa — asiakkaat voivat muuttaa aikaansa, mutta heidän on otettava sinuun yhteyttä peruuttaakseen.

Ylläpitäjän hallinta

Ylläpitäjät voivat hallinnoida mitä tahansa varausta Sesami-kalenteri tai Tulevat ajanvaraukset:

Siirrä ajankohtaa

1. Avaa varauksen tiedot

2. Napsauta Siirrä ajankohtaa

3. Valitse uusi päivämäärä ja aika

4. Asiakas saa päivitetyn vahvistussähköpostin

Määritä resurssi uudelleen

Vaihda, mikä resurssi on määritetty varaukseen (esim. tiimin jäsen on sairaana):

1. Avaa varauksen tiedot

2. Napsauta Määritä uudelleen tai Vaihda resurssia

3. Valitse toinen käytettävissä oleva resurssi

Asiakkaille ei ilmoiteta automaattisesti, kun resurssi määritetään uudelleen. Ota heihin yhteyttä, jos muutos on merkittävä.

Peruuta

1. Avaa varauksen tiedot

2. Napsauta Peruuta

3. Valitse Täysi hyvitys tai Ei hyvitystä

4. Vahvista — hyvitys käsitellään automaattisesti (jos käytössä) tai manuaalisesti Shopifyssa

Hyvitysten käsittely

Tapa	Miten se toimii
Automaattinen	Sesami luo hyvityksen Shopifyssa, kun varaus peruutetaan. Shopify hyvittää maksun alkuperäiselle maksutavalle.
Manuaalinen	Mene Shopify > Tilaukset-, etsi tilaus ja käsittele hyvitys itse.

Valitse automaattinen tehokkuuden vuoksi tai manuaalinen, jos haluat enemmän hallintaa. Voit vaihtaa niiden välillä milloin tahansa.

Ryhmätapaamisen peruutukset

Ryhmille ryhmävarauksissa, jokaista osallistujaa hallinnoidaan erikseen:

• Peruuta tai siirrä yhden osallistujan aikaa vaikuttamatta muihin

• Peruutetut paikat tulevat taas saataville uusille varauksille

• Peruuttaaksesi koko session, peruuta jokaisen osallistujan varaus

Käytäntöjesi määrittely

Määritä selkeät käytännöt ja viesti niistä tuotesivuilla, vahvistussähköposteissa ja käyttöehdoissasi:

• Peruutuksen määräaika — kuinka paljon ennakkoilmoitusta vaaditaan (24 h, 48 h jne.)

• Hyvityssäännöt — täysi hyvitys ennen määräaikaa, ei hyvitystä sen jälkeen

• Ajan siirtämisen rajoitukset — maksuton ajan siirto tai vain määräaikaan asti

Ajan siirron tarjoaminen vaihtoehtona peruutukselle vähentää menetettyjä varauksia ja pitää asiakkaat tyytyväisinä.

Ei-saapumisten vähentäminen

• Vaadi ennakkomaksun varauksen yhteydessä

• Aseta tiukka peruutuksen määräaika

• Lähetä muistutuksia kautta Sesami Flows

• Käytä ei-hyvityskäytäntöä määräajan jälkeen

Vianmääritys

Asiakas ei löydä ajan siirto-/peruutuslinkkejä

• Varmista, että itsepalvelu on käytössä Sesami-asetuksissa

• Tarkista, että vahvistussähköposti toimitettiin (tarkista roskaposti)

• Ylläpitäjä voi siirtää/perua ajan asiakkaan puolesta

Hyvitystä ei käsitellä automaattisesti

Tarkista, että Shopify-tilaus on olemassa ja maksettu. Jos automaattinen hyvitys epäonnistuu, käsittele se manuaalisesti Shopify > Tilaukset > [tilaus] > Hyvitä.

Aiheeseen liittyvät

• Ryhmäajanvaraukset — ryhmäperuutusten hallinta

• Ilmoitussähköpostit — peruutussähköpostien mallipohjat

• Ennakkomaksut — vähennä poisjääntejä ennakkomaksulla