Ryhmäajanvaraukset

Salli useiden asiakkaiden varata sama aikaväli kursseille, työpajoihin, kierroksille ja ryhmäsessioihin.

Saatavilla Pro- ja Premium-sopimuksissa

Mitä ovat ryhmäajanvaraukset?

Ryhmäajanvaraukset mahdollistavat useiden varausten hyväksymisen yhdelle aikavälille. Yhden asiakkaan sijaan per varaus voit määrittää enimmäiskapasiteetin ja täyttää jokaisen aikavälin useilla osallistujilla.

Sopii erinomaisesti:

• Työpajat - Ruoanlaittokurssit, taidepajat, askartelusessiot

• Ryhmäkurssit - Jooga-, kuntoilu- ja tanssitunnit

• Kierrokset - Kaupunkikierrokset, museokierrokset, viininmaistajaiset

• Seminaarit - Koulutustilaisuudet, webinaarit, ryhmäkonsultaatiot

• Toimitusaikavälit - Useita toimituksia/noutoja aikaväliä kohden

• Mikä tahansa "yhdestä moneen" -palvelu - Yksi ohjaaja, useita osallistujia

Katso demo →

Miten se toimii

Asiakkaille

• Asiakkaat näkevät saman varausten kalenterin

• Saatavilla olevat aikavälit näkyvät normaalisti

• Jos käytössä on Kuukausi/Päivä-näkymä kalenteri, asiakkaat näkevät, kuinka monta paikkaa aikavälissä on jäljellä (esim. "3 paikkaa jäljellä")

• Kun kapasiteetti täyttyy, aikaväli katoaa saatavuudesta

Ylläpitäjille

• Aseta aikaväliä kohden enimmäisosallistujamäärä

• Näytä kaikki osallistujat ryhmäajanvaraukselle

• Hallinnoi varauksia yksittäin tai ryhmänä

• Seuraa kapasiteettia reaaliajassa

Kapasiteettirajat sopimuksen mukaan

Aikaväliä kohden tehtävien varausten enimmäismäärä riippuu Sesami-sopimuksestasi:

Sopimus	Enimmäisosallistujat aikaväliä kohden
Pro	20
Premium	100

Tarvitsetko enemmän kapasiteettia? Ota yhteyttä tiimiimme osoitteessa [e-mail] keskustellaksesi tarpeistasi.

Ryhmäajanvarausten käyttöönotto

1

Siirry palveluasetuksiin

1. Siirry kohtaan Sesami > Palvelut

2. Napsauta Hallitse sen palvelun kohdalla, jolle haluat ottaa ryhmäajanvaraukset käyttöön

2

Aseta kapasiteetti

1. Vieritä kohtaan Ryhmäajanvaraukset osio

2. Syötä enimmäisosallistujamäärä aikaväliä kohden

   • Esimerkki: Syötä "10" kurssille, johon mahtuu 10 henkilöä

3. Tallenna muutoksesi

Palvelu hyväksyy nyt useita varauksia aikaväliä kohden ennalta määrittämääsi kapasiteettiin asti.

3

Testaa varausten kulku

1. Siirry palvelun tuotesivulle verkkokaupassasi

2. Valitse saatavilla oleva aika

3. Varaa testiajanvaraus

4. Yritä varata sama aika uudelleen nähdäksesi kapasiteetin toiminnassa

Ryhmäajanvarausten tarkastelu

Sesami-kalenterissa

1. Siirry kohtaan Sesami > Kalenteri

2. Napsauta ryhmäajanvarausta

3. Näytä kaikki osallistujat ja heidän tietonsa

Näet:

• Varausten kokonaismäärä

• Jäljellä oleva kapasiteetti

• Kunkin osallistujan tiedot (nimi, sähköposti, tilausnumero)

Osallistujamäärä

Ajanvarauksen tiedot näyttävät:

• Nykyiset osallistujat: Kuinka monta on varattu

• Kokonaiskapasiteetti: Enimmäismäärä sallittu

• Esimerkki: "3 / 10 osallistujaa" tarkoittaa 3 varattua, 7 paikkaa jäljellä

Ryhmävarausten hallinta

Osallistujien lisääminen manuaalisesti

Käytä Manuaalinen varaus osallistujien lisäämiseen:

1. Valitse palvelu

2. Valitse tiimin jäsen/resurssi

3. Valitse kesto

4. Syötä osallistujien määrä (1 tai enemmän)

5. Valitse päivä ja aika

6. Lisää asiakastiedot

7. Tallenna

Osallistujien ajan siirtäminen

Voit siirtää osallistujia:

• Yksitellen - Siirrä yksi osallistuja toiseen aikaan

• Ryhmänä - Siirrä kaikki osallistujat yhdessä (jos koko sessiota siirretään)

Osallistujien peruminen

Peru osallistujia yksitellen tai peru koko ryhmäajanvaraus.

Saatavuuden näyttäminen asiakkaille

Tavalliset kalenterit

Tavallisissa kalentereissa (Monipäivänäkymä) asiakkaat näkevät:

• Saatavilla olevat aikavälit

• Ei merkintää jäljellä olevista paikoista

• Aikaväli katoaa, kun se on täynnä

Kuukausi/Päivä-näkymän kalenteri

Kohdassa Kuukausi/Päivä-näkymä, asiakkaat näkevät:

• Aikavälit, joilla on jäljellä olevia paikkoja näytettynä

• "3 paikkaa jäljellä", "1 paikka jäljellä" jne.

• Selkeät kapasiteettitiedot ennen varaamista

Suositus: Käytä ryhmäajanvarauksissa Kuukausi/Päivä-näkymän kalenteria näyttääksesi asiakkaalle jäljellä olevan kapasiteetin.

Räätälöidyt kalenterit

Käyttämällä räätälöityä kalenteria Sesami SDK:ta käyttäen voit näyttää kapasiteetin missä tahansa haluamassasi muodossa, mukaan lukien tapahtumalistan kaltainen näkymä, jossa näkyvät kaikki saatavilla olevat sessiot ja niiden kapasiteetti.

Parhaat käytännöt

• Aseta realistinen kapasiteetti - Älä ylitä todellista fyysistä tai ohjaajakohtaista kapasiteettiasi

• Käytä Kuukausi/Päivä-näkymää - Näytä jäljellä olevat paikat luodaksesi kiireellisyyttä

• Selkeät tuotekuvaukset - Selitä tuotteen kuvauksessa, että kyseessä on ryhmäsessio

• Vähimmäisosallistujamäärä - Harkitse perumista, jos vähimmäisosallistujamäärä ei täyty (käsittele manuaalisesti)

• Viestintä - Lähetä ryhmän tiedot tai valmistautumisohjeet sähköpostitse

• Resurssisuunnittelu - Varmista, että resurssisi (ohjaajat, huoneet) pystyvät käsittelemään kapasiteetin

Yleiset käyttötapaukset

Kuntotunnit

• Kapasiteetti: 15 osallistujaa

• Kesto: 1 tunti

• Toistuvuus: Päivittäiset tunnit tiettyinä aikoina

• Kalenteri: Kuukausi/Päivä-näkymä, joka näyttää jäljellä olevat paikat

Työpajat

• Kapasiteetti: 8 osallistujaa

• Kesto: 2–3 tuntia

• Toistuvuus: Viikoittaiset tai kertaluonteiset tapahtumat

• Kalenteri: Räätälöity tapahtumalista, joka näyttää tulevat työpajat

Kierrokset

• Kapasiteetti: 12 osallistujaa

• Kesto: 1,5 tuntia

• Toistuvuus: Useita kertoja päivässä

• Kalenteri: Kuukausi/Päivä-näkymä selkeällä kapasiteetin näytöllä

Toimitus- ja noutoajat

• Kapasiteetti: 5 toimitusta aikaväliä kohden

• Kesto: 30 minuutin tai 1 tunnin aikavälit

• Toistuvuus: Koko päivän ajan (esim. 9–10, 10–11, 11–12)

• Käyttötapaus: Asiakkaat varaavat toimitus- tai noutoajan; kun aikaväli täyttyy (5 varausta), se tulee varauksesta pois

• Kalenteri: Kuukausi/Päivä-näkymä, joka näyttää jäljellä olevat aikavälit, tai tavallinen Monipäivänäkymä

Esimerkki: Ateriapalvelu tarjoaa toimitusaikoja joka tunti klo 17–21, enintään 5 toimitusta per aikaväli. Asiakkaat varaavat haluamansa aikavälin, ja kun 5 asiakasta on varannut klo 18–19 -aikavälin, se ei ole enää saatavilla.

Vianmääritys

Ryhmäajanvaraukset-vaihtoehto ei näy

Tarkista:

• Sinulla on Pro- tai Premium-sopimus

• Käytät Sesami-hallintaportaalia tai uusinta Shopify-sovellusversiota

• Palvelu on määritetty oikein

Kapasiteetti ei päivity oikein

Tarkista:

• Varaukset on vahvistettu (eivät vain ostoskorissa)

• Varausaika ei ole vanhentunut

• Ei kaksoisvarauksia samalle asiakkaalle

• Kalenteri/sivu on päivitetty

Haluatko näyttää asiakkaille jäljellä olevat paikat

• Vaihda Kuukausi/Päivä-näkymä kalenteriin, joka näyttää jäljellä olevan kapasiteetin

• Tai rakenna räätälöity kalenteri Sesami SDK:lla

Katso: Kuukausi/Päivä-näkymä

Tarvitset kapasiteettia, joka ylittää sopimusrajan

Ota yhteyttä [e-mail] keskustellaksesi vaatimuksistasi. Voimme auttaa sinua räätälöityjen kapasiteettitarpeiden kanssa.

Aiheeseen liittyvät

• Kuukausi/Päivä-näkymä - Näytä jäljellä olevat paikat

• Välitön varaus - Nopea varauskulku

• Palvelut - Määritä palvelut

• Resurssit - Määritä ohjaajat ja huoneet

• Sesami SDK:lla - Rakenna räätälöityjä varauskokemuksia