Verkkokokouslinkit

Lisää videoneuvottelulinkit virtuaaliajanvarauksiin. Asiakkaat saavat kokouslinkin automaattisesti vahvistussähköpostiinsa.

Sesami toimii minkä tahansa videoneuvottelualustan kanssa:

• Zoom

• Google Meet

• Microsoft Teams

• Webex

• Mikä tahansa URL-osoitteeseen perustuva kokoustyökalu

Kaksi lähestymistapaa

Resurssipohjaiset linkit (suositeltu)

Lisää kokouslinkki resurssin kuvaukseen. Jokaisella resurssilla voi olla oma linkkinsä.

Käytä, kun: Jokaisella tiimin jäsenellä on oma kokoustilansa (esim. henkilökohtaiset Zoom-huoneet).

Palvelupohjaiset linkit

Lisää kokouslinkki palvelun kuvaukseen. Kaikki kyseisen palvelun varaukset käyttävät samaa linkkiä.

Käytä, kun: Kaikki ajanvaraukset käyttävät samaa kokoustilaa (esim. ryhmäjoogatunti).

Skenaario	Paras lähestymistapa
Kullakin terapeutilla on oma Zoom-huone	Resurssipohjainen
Ryhmäjoogatunti	Palvelupohjainen
Henkilökohtaiset konsultoinnit	Resurssipohjainen
Webinaari tai seminaari	Palvelupohjainen

Asennus

Linkin lisääminen resurssiin

1. Siirry kohtaan Sesami > Resurssit > [valitse resurssi] > Muokkaa

2. Kohdassa Kuvaus kenttään lisää kokouslinkkisi:

   Liity Zoomin kautta: https://zoom.us/j/1234567890
   Kokoustunnus: 123 456 7890
   Käyttökoodi: wellness

3. Tallenna

Linkin lisääminen palveluun

1. Siirry kohtaan Sesami > Palvelut > [valitse palvelu] > Hallinnoi

2. Kohdassa Kuvaus tai Palvelun tiedot kenttään lisää kokouslinkkisi

3. Tallenna

Missä linkit näkyvät

Kuvauksissa olevat kokouslinkit sisällytetään seuraaviin:

• Varauksen vahvistussähköposti — lähetetään heti varauksen jälkeen

• Muistutussähköpostit — lähetetään ennen ajanvarausta (jos asetettu Flowsin kautta)

• Ajanmuutoksen vahvistus — jos ajanvarausta siirretään

Tärkeää: Linkkejä ei luoda automaattisesti

Sesami ei luo yksilöllistä kokouslinkkiä jokaista varausta varten. Sama resurssin tai palvelun kuvauksessa oleva linkki jaetaan jokaiselle asiakkaalle, joka varaa kyseisen resurssin tai palvelun. Käytä pysyviä/uudelleenkäytettäviä kokouslinkkejä (esim. Zoom Personal Meeting Room) ja hallitse käyttöä odotushuoneilla tai käyttökoodilla.

Ryhmäajanvaraukset

Ryhmille Ryhmäajanvaraukset, lisää kokouslinkki palvelun kuvaukseen jotta kaikki osallistujat saavat saman linkin. Varmista, että videoplatformisi tukee odotettua ryhmäkokoa.

Vinkit

• Käytä pysyviä linkkejä (Zoom Personal Meeting Room tai uudelleenkäytettävät Google Meet -linkit) ylläpidon välttämiseksi

• Ota käyttöön odotushuoneet tai käyttökoodit turvallisuuden vuoksi

• Sisällytä latauslinkit kokousalustaan, jotta ensikertalaiset voivat ottaa sen käyttöön

• Aloita kokoukset muutamaa minuuttia etuajassa jotta asiakkaat eivät joudu odottamaan

Vianmääritys

Kokouslinkkiä ei näy vahvistussähköpostissa

Tarkista, että linkki on tallennettu resurssin tai palvelun kuvaukseen. Luo testivaraus varmistaaksesi, että se tulee perille.

Asiakkaat eivät voi liittyä kokoukseen

Yleisiä syitä: isäntä ei ole aloittanut kokousta, asiakkaan täytyy asentaa alustan sovellus, tai linkissä on kirjoitusvirhe. Sisällytä kuvaukseen selkeät ohjeet ja yhteydenottotapa.

Aiheeseen liittyvät

• Resurssit — määritä resurssit kuvauksineen

• Palvelut — määritä palvelukuvaukset

• Ryhmäajanvaraukset — virtuaaliset ryhmäsessiot

• Ilmoitussähköpostit — sähköpostin mukauttaminen