Emplacements

La fonctionnalité multi-emplacements de Sesami permet aux entreprises disposant de plusieurs sites physiques de gérer les réservations dans l’ensemble de leurs magasins, studios, succursales ou unités mobiles à partir d’une seule interface d’administration.

Que sont les emplacements ?

Les emplacements représentent vos sites physiques où les services sont proposés. Chaque emplacement peut avoir :

• Ses propres ressources (membres de l’équipe, salles, équipements)

• Son propre fuseau horaire (appliqué automatiquement aux réservations de cet emplacement)

• Services spécifiques à un emplacement (attribuer des services à un ou plusieurs emplacements)

• Disponibilité distincte (horaires différents selon les emplacements)

Disponible avec l’offre Premium: L’offre Premium inclut 2 emplacements. Besoin de plus d’emplacements ? Contactez [e-mail]

Cas d’utilisation courants

• Commerce de détail multi-magasin: Gérer les réservations sur plusieurs emplacements de magasin

• Bureaux régionaux: Différents bureaux dans différentes villes ou fuseaux horaires

• Studios ou salons: Plusieurs succursales avec un personnel et des horaires distincts

• Services mobiles: Différentes zones de service ou territoires

Comment fonctionnent les emplacements

Pour les administrateurs

• Sélecteur d’emplacement dans l’administration: Passez d’un emplacement à l’autre dans le menu supérieur pour consulter les réservations et gérer les plannings

• Conversion automatique du fuseau horaire: Le calendrier de chaque emplacement s’affiche automatiquement dans le fuseau horaire de cet emplacement

• Contrôle d’accès basé sur l’emplacement: Accordez au personnel l’accès uniquement à certains emplacements

• Intégration POS: Les emplacements Sesami peuvent être associés aux emplacements Shopify pour un fonctionnement POS fluide

Pour les clients

Lorsqu’ils réservent un service disponible dans plusieurs emplacements, les clients :

1. Choisissent d’abord l’emplacement - Sélectionnent l’emplacement où ils souhaitent réserver

2. Voient la disponibilité spécifique à l’emplacement - Seules les ressources attribuées à cet emplacement apparaissent

3. Réservent en toute confiance - La disponibilité tient automatiquement compte du fuseau horaire de l’emplacement

Configuration des emplacements

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Créez vos emplacements

1. Accédez à Emplacements dans la barre latérale

2. Cliquez sur Ajouter un emplacement

3. Saisissez le nom et les détails de l’emplacement (adresse, fuseau horaire, etc.)

4. Le premier emplacement que vous créez devient l’ emplacement par défaut

5. Pour les emplacements supplémentaires, vous pouvez choisir lequel doit être l’emplacement par défaut

Conseil: Utilisez des noms clairs et parlants pour les clients, comme « Studio Centre-ville » ou « Salon West End », plutôt que des codes internes.

2

Attribuer des emplacements aux services

1. Allez dans Services et sélectionnez un service

2. Sous Emplacements et ressources, cliquez sur Ajouter un emplacement

3. Choisissez le ou les emplacements où ce service est proposé

4. Attribuez les ressources (membres de l’équipe, salles, équipements) pour cet emplacement

5. Enregistrez vos modifications

Chaque service peut être :

• Disponible dans un seul emplacement uniquement

• Disponible dans plusieurs emplacements (les clients choisissent pendant la réservation)

3

Configurer les détails spécifiques à un emplacement

Pour chaque emplacement, vous pouvez définir :

• Fuseau horaire - Les réservations et la disponibilité utilisent automatiquement ce fuseau horaire

• Ressources - Attribuer des membres de l’équipe, des salles ou des équipements à cet emplacement

• Disponibilité - Des horaires de travail différents selon les emplacements

• Autorisations d’accès - Contrôlez quels membres du personnel peuvent accéder à cet emplacement

Gestion des réservations par emplacement

Vue du calendrier

Utilisez le sélecteur d’emplacement dans le menu supérieur pour :

• Afficher les rendez-vous d’un emplacement spécifique

• Voient la disponibilité spécifique à l’emplacement

• Créer des réservations à l’emplacement sélectionné

Le calendrier affiche automatiquement les heures dans le fuseau horaire de l’emplacement sélectionné.

Rendez-vous à venir

La liste des rendez-vous à venir peut être filtrée par emplacement, ce qui permet de voir facilement ce qui se passe dans chaque emplacement.

Replanification entre emplacements

Vous pouvez déplacer des rendez-vous d’un emplacement à un autre :

1. Sélectionnez le rendez-vous (depuis le calendrier ou la liste des prochains rendez-vous)

2. Cliquez sur Reporter

3. Dans le menu supérieur, sélectionnez le nouvel emplacement

4. Choisissez la ressource, la date et l’heure appropriées

5. Confirmez les modifications

Important: Faites attention aux conversions de fuseau horaire lors de la replanification entre des emplacements ayant des fuseaux horaires différents !

Contrôle d’accès basé sur l’emplacement

Contrôlez quels membres du personnel peuvent accéder à chaque emplacement :

• Les responsables de magasin peuvent attribuer des autorisations spécifiques à l’emplacement

• Le personnel ne voit que les réservations et les ressources de leurs emplacements attribués

• Les propriétaires ont accès à tous les emplacements

C’est particulièrement utile pour :

• Les responsables régionaux supervisant des emplacements spécifiques

• Les membres de l’équipe qui travaillent dans un seul emplacement

• Le maintien d’opérations séparées pour différentes succursales

Voir : Utilisateurs

Fuseaux horaires et emplacements

Chaque emplacement a son propre fuseau horaire, qui est automatiquement appliqué à :

• Affichage de la disponibilité - Les horaires de travail s’affichent dans l’heure locale de l’emplacement

• Heures de réservation - Les réservations des clients s’affichent dans le fuseau horaire de l’emplacement

• Calendrier d’administration - Lors de l’affichage d’un emplacement, les heures s’affichent dans le fuseau horaire de cet emplacement

• Notifications - Les rappels de rendez-vous utilisent le fuseau horaire de l’emplacement

Exemple: Si votre emplacement de NYC est réglé sur EST et votre emplacement de LA sur PST, le calendrier d’administration convertira automatiquement les heures en fonction de l’emplacement que vous consultez.

Voir : Configuration du fuseau horaire

Utiliser les emplacements avec Shopify POS

Si vous utilisez Shopify POS, les emplacements Sesami peuvent être associés à vos emplacements Shopify. Cela permet la détection automatique de l’emplacement, afin que le personnel n’ait pas à changer manuellement d’emplacement lors de l’utilisation du POS.

Pour des instructions de configuration détaillées et pour savoir comment le POS fonctionne avec plusieurs emplacements, voir : POS et multi-emplacements

Bonnes pratiques

• Utilisez des noms explicites - « Studio Centre-ville » est plus clair que « Emplacement 1 »

• Définissez les fuseaux horaires corrects - Vérifiez les paramètres de fuseau horaire de chaque emplacement

• Attribuez clairement les ressources - Assurez-vous que les membres de l’équipe sont attribués au(x) bon(s) emplacement(s)

• Testez le parcours client - Réservez un rendez-vous test pour voir comment fonctionne la sélection de l’emplacement

• Formez votre équipe - Assurez-vous que le personnel comprend le fonctionnement des emplacements dans l’administration et dans le POS

Dépannage

Le sélecteur d’emplacement n’apparaît pas pour les clients

Vérifiez :

• Le service est attribué à plusieurs emplacements (le sélecteur d’emplacement n’apparaît que si le service est proposé dans 2 emplacements ou plus)

• Chaque emplacement a des ressources attribuées au service

• Les ressources ont la disponibilité définie pour cet emplacement

Les heures s’affichent incorrectement dans l’administration

• Vérifiez que le fuseau horaire de l’emplacement est correctement défini dans les paramètres de l’emplacement

• Vérifiez quel emplacement est sélectionné dans le sélecteur d’emplacement (menu supérieur)

• Rappelez-vous : les heures se convertissent automatiquement dans le fuseau horaire de l’emplacement sélectionné

Le personnel ne peut pas voir les réservations d’un emplacement

Vérifiez :

• L’utilisateur du personnel dispose de l’autorisation d’accéder à cet emplacement

• L’emplacement est activé (non désactivé)

• Le membre du personnel est connecté au bon compte

Associé

• Ressources - Attribuer des ressources aux emplacements

• Services - Attribuer des services aux emplacements

• Utilisateurs - Contrôle d’accès basé sur l’emplacement

• POS et multi-emplacements - Utiliser le POS avec plusieurs emplacements

• Configuration du fuseau horaire - Comprendre les fuseaux horaires