Annulations et reprogrammations

Permettez aux clients d’annuler ou de reprogrammer leurs rendez-vous, et de gérer les réservations depuis votre interface administrateur.

Autoservice client

Les clients peuvent gérer leurs propres réservations via les liens figurant dans l’e-mail de confirmation :

• Reporter — modifier l’heure du rendez-vous (sous réserve de disponibilité et de vos politiques)

• Annuler — annuler le rendez-vous et recevoir un remboursement (sous réserve de vos politiques)

Activation de l’autoservice

L’annulation et la reprogrammation par le client sont configurées par service.

L’annulation et la reprogrammation en autoservice par le client sont disponibles sur les Pro et Premium forfaits. Voir Tarification.

1. Allez dans Sesami > Services et ouvrez un service

2. Faites défiler jusqu’à Annulation et reprogrammation

3. Activez les options souhaitées :

   • Autoriser les clients à annuler leurs rendez-vous

   • Autoriser les clients à reprogrammer leurs rendez-vous

   • Nombre d’heures pendant lesquelles les clients peuvent gérer leur rendez-vous avant l’heure de début — la fenêtre de préavis (par exemple, 24 heures)

   • Rembourser automatiquement l’argent en cas d’annulation

4. Enregistrer

Répétez pour chaque service pour lequel vous souhaitez autoriser l’autoservice.

Limite de reprogrammation : un client peut reprogrammer la même réservation jusqu’à 6 fois. Après cela, seule l’option d’annulation est affichée. S’ils doivent reprogrammer à nouveau, un administrateur peut le faire en leur nom depuis le calendrier Sesami.

Fonctionnement pour les clients

1. Le client reçoit un e-mail de confirmation de réservation

2. Clique sur le Reporter ou Annuler lien

3. Pour reprogrammer : sélectionne un nouvel horaire disponible

4. Pour annuler : confirme l’annulation et voit l’éligibilité au remboursement

5. Reçoit un e-mail de confirmation mis à jour concernant la modification

Vous pouvez activer la reprogrammation sans activer l’annulation — les clients peuvent modifier leur horaire mais doivent vous contacter pour annuler.

Gestion par l’administrateur

Les administrateurs peuvent gérer n’importe quelle réservation depuis le calendrier Sesami ou Prochains rendez-vous:

Reporter

1. Ouvrez les détails de la réservation

2. Cliquez sur Reporter

3. Sélectionnez une nouvelle date et une nouvelle heure

4. Le client reçoit un e-mail de confirmation mis à jour

Réattribuer une ressource

Modifiez la ressource attribuée à une réservation (par exemple, un membre de l’équipe est malade) :

1. Ouvrez les détails de la réservation

2. Cliquez sur Réattribuer ou Modifier la ressource

3. Sélectionnez une autre ressource disponible

Les clients ne sont pas automatiquement informés lorsqu’une ressource est réattribuée. Contactez-les si le changement est important.

Annuler

1. Ouvrez les détails de la réservation

2. Cliquez sur Annuler

3. Choisissez Remboursement complet ou Aucun remboursement

4. Confirmer — le remboursement est traité automatiquement (si activé) ou manuellement dans Shopify

Gestion des remboursements

Méthode	Fonctionnement
Automatique	Sesami crée le remboursement dans Shopify lorsqu’une réservation est annulée. Shopify rembourse sur le mode de paiement d’origine.
Manuel	Vous allez dans Shopify > Commandeset traitez vous-même le remboursement.

Choisissez l’automatique pour plus d’efficacité ou le manuel pour plus de contrôle. Vous pouvez basculer entre les deux à tout moment.

Annulations de rendez-vous de groupe

Pour réservations de groupe, chaque participant est géré individuellement :

• Annuler ou reprogrammer un participant sans affecter les autres

• Les créneaux annulés deviennent disponibles pour de nouvelles réservations

• Pour annuler une session entière, annulez la réservation de chaque participant

Définir vos politiques

Établissez des politiques claires et communiquez-les sur les pages produit, les e-mails de confirmation et vos conditions d’utilisation :

• Date limite d’annulation — quel préavis est requis (24 h, 48 h, etc.)

• Règles de remboursement — remboursement intégral avant la date limite, aucun remboursement après

• Limites de reprogrammation — reprogrammation gratuite, ou seulement avant une certaine date limite

Proposer la reprogrammation comme alternative à l’annulation réduit les réservations perdues et maintient la satisfaction des clients.

Réduire les absences

• Exigez un acompte à la réservation

• Fixez une date limite d’annulation stricte

• Envoyez des rappels via Sesami Flows

• Adoptez une politique de non-remboursement après la date limite

Dépannage

Le client ne trouve pas les liens de reprogrammation/annulation

• Vérifiez que l’autoservice est activé dans les paramètres Sesami

• Vérifiez que l’e-mail de confirmation a bien été livré (vérifiez les spams)

• L’administrateur peut reprogrammer/annuler au nom du client

Le remboursement n’est pas traité automatiquement

Vérifiez que la commande Shopify existe et qu’elle est payée. Si le remboursement automatique échoue, traitez-le manuellement dans Shopify > Commandes > [commande] > Rembourser.

Associé

• Rendez-vous de groupe — gestion des annulations de groupe

• E-mails de notification — modèles d’e-mails d’annulation

• Acomptes — réduire les absences avec un paiement anticipé