Avbokningar och ombokningar

Låt kunder avboka eller omboka sina bokningar, och hantera bokningar från din admin.

Kundens självbetjäning

Kunder kan hantera sina egna bokningar via länkar i bekräftelsemejlet:

• Omboka — ändra tid för bokningen (beroende på tillgänglighet och dina policyer)

• Avboka — avboka bokningen och få återbetalning (beroende på dina policyer)

Aktivera självbetjäning

Kundens avbokning och ombokning är konfigurerad per tjänst.

Kundens självbetjänade avbokning och ombokning är tillgänglig på Pro och Premium planerna. Se Prissättning.

1. Gå till Sesami > Tjänster och öppna en tjänst

2. Scrolla till Avbokning och ombokning

3. Slå på de alternativ du vill ha:

   • Låt kunder avboka sina bokningar

   • Låt kunder omboka sina bokningar

   • Antal timmar kunder kan hantera sin bokning före starttiden — meddelandefönstret (t.ex. 24 timmar)

   • Återbetala automatiskt vid avbokning

4. Spara

Upprepa för varje tjänst där du vill tillåta självbetjäning.

Gräns för ombokning: en kund kan omboka samma bokning upp till 6 gånger. Därefter visas endast alternativet att avboka. Om de behöver omboka igen kan en administratör omboka åt dem från Sesami-kalendern.

Så här fungerar det för kunder

1. Kunden får ett bekräftelsemejl för bokningen

2. Klickar på Omboka eller Avboka länk

3. För ombokning: väljer en ny tillgänglig tid

4. För avbokning: bekräftar avbokningen och ser om återbetalning är möjlig

5. Får ett bekräftelsemejl om ändringen

Du kan aktivera ombokning utan att aktivera avbokning — kunder kan ändra sin tid men måste kontakta dig för att avboka.

Adminhantering

Administratörer kan hantera alla bokningar från Sesami-kalendern eller Kommande tider:

Omboka

1. Öppna bokningsdetaljerna

2. Klicka på Omboka

3. Välj nytt datum och ny tid

4. Kunden får ett uppdaterat bekräftelsemejl

Omfördela resurs

Ändra vilken resurs som är tilldelad en bokning (t.ex. om en teammedlem är sjuk):

1. Öppna bokningsdetaljerna

2. Klicka på Omfördela eller Ändra resurs

3. Välj en annan tillgänglig resurs

Kunder får inte automatiskt någon notis när en resurs omfördelas. Kontakta dem om ändringen är betydande.

Avboka

1. Öppna bokningsdetaljerna

2. Klicka på Avboka

3. Välj Full återbetalning eller Ingen återbetalning

4. Bekräfta — återbetalning behandlas automatiskt (om aktiverat) eller manuellt i Shopify

Hantering av återbetalning

Metod	Så fungerar det
Automatisk	Sesami skapar återbetalningen i Shopify när en bokning avbokas. Shopify återbetalar till den ursprungliga betalningsmetoden.
Manuell	Du går till Shopify > Ordraroch hittar ordern, och behandlar återbetalningen själv.

Välj automatisk för effektivitet eller manuell för mer kontroll. Du kan växla mellan dem när som helst.

Avbokning av gruppbokningar

För gruppbokningar, hanteras varje deltagare individuellt:

• Avboka eller omboka en deltagare utan att påverka de andra

• Avbokade platser blir tillgängliga för nya bokningar

• För att avboka en hel session, avboka varje deltagares bokning

Definiera dina policyer

Sätt tydliga policyer och kommunicera dem på produktsidor, i bekräftelsemejl och i dina användarvillkor:

• Sista dag för avbokning — hur lång varsel som krävs (24 h, 48 h osv.)

• Regler för återbetalning — full återbetalning före sista dag, ingen återbetalning efteråt

• Begränsningar för ombokning — gratis ombokning, eller endast inom en viss tidsgräns

Att erbjuda ombokning som ett alternativ till avbokning minskar förlorade bokningar och gör kunderna nöjdare.

Minska uteblivna besök

• Kräv en deposition vid bokning

• Sätt en strikt sista dag för avbokning

• Skicka påminnelser via Sesami Flows

• Använd en policy utan återbetalning efter sista dag

Felsökning

Kunden kan inte hitta länkarna för ombokning/avbokning

• Kontrollera att självbetjäning är aktiverad i Sesami-inställningarna

• Kontrollera att bekräftelsemejlet levererades (kolla skräppost)

• Administratör kan omboka/avboka på kundens vägnar

Återbetalning behandlas inte automatiskt

Kontrollera att Shopify-ordern finns och är betald. Om automatisk återbetalning misslyckas, behandla manuellt i Shopify > Ordrar > [order] > Återbetalning.

Relaterat

• Gruppbokningar — hantera gruppavbokningar

• Aviseringsmejl — mallar för avbokningsmejl

• Depositioner — minska uteblivna besök med förskottsbetalning